martes, 25 de septiembre de 2012

My Sharepoint content manager has left the company




ContentManagerIt's important to keep content up-to-date. But what does it happen when a content manager leaves?

It should be thought as if the person working in the company tomorow makes a call and says that he/she will never come to company, and that yesterday was his/her last day. Goodbye!

Content is always important, so the management of it should be embedded in day-to-day processes, and be part of hand-over. But reality is sometimes different, e.g. a gap between one person leaving and the next one coming.



Some suggestions

Here you have a few suggestions:

  • Always appoint a back-up for any content manager, to cover holidays, illness, maternity or paternity leave, busy periods, etc. Ideally a content manager should have an assistant that know all tasks involving content management.

  • Write delimited tasks for a content manager to create instructions for managing the content. This will help to get up-to-speed in a short time and relieve your intranet team. While your KM team can easily train a new person in general content management, they will not know the specific processes or agreements or access etc.

As any site where you are managing content, you have a sponsor for that site and he/she knows goals and objectives for it.

On that site should exist a good user guide, help files, training guides, FAQs, referral people,policies,etc.

Also it’s essential a communication plan, monthly or the period you use to publish changes on your site .

Following those items will mitigate the risk. Especially, considering the publishing period, you will that period content ready to keep the workflow running and to take appropriate measures



Early Phases

All those items are fundamental to be on our sight on early phases

A plan is needed of when the content should be ready for publishing and also have an idea of who should be responsible for certain parts of the contents.
It ‘d be ideal that when the new user starts his/her work could be assigned the leaving role and automatically gets the same rights, as the predecessor. The idea being that the content manager is role specific rather than employee specific.

This could be built as details into job contracts (if your organization likes detailed contracts), or otherwise formally document it, In a central "Content Management Roles & Responsibilities" Site or an advanced Knowledge Management Site . Doing so you could map, at an organizational level,  to what content belongs to which role, which has benefits beyond simply knowing what user what.

It’d be ideal to have a map of contents and hierarchy of roles.



Real world sample

I worked with Policies & Procedures Area to add site content responsibilities on specific job descriptions on different areas some time ago. They only knew the responsibilities on their known areas. It’s known that people are better suited (technically minded or more engaged...) than others, so was also needed to create a 'role and responsibilities' document for those staff and wishing to become an editor.
So, when appears a new team or future 'editor' that will develop content,  they receive an initial response back, including their manager, stating what is expected in that role, that they will be reviewed in a year, our content review process and those tasks will be included, on his/her annual performance evaluation, as his/her objectives. It is needed to be sure that he/she will cover the role as editor and subsequently trained to use the Content Management Site. That‘s a good procedure to follow because everyone is clear on what is expected without surprises.

Sometimes it‘s a jumbo task but it’s actually fruitful.




Once this schema begins to work you could coordinate a content audit every some months as a response to the issue of continuity. On that process you could involve every page of the site being confirmed as accurate and up-to-date, picking up any unattended pages.
Result records also make great handover notes for next editors.

On that process could be used a workflow when the revision starts. You could assign a bunch of pages or sites (depending the size of contents) to different editors.
Each of them submits results identifying their content. They also confirm beside each content, that each of them had checked and approved or not approved or delegate the task to a manager or the outcome you need.
Finally a manager is notified that the audit has occurred.
The progress/status of the audit also makes up part of my quarterly reporting to the Web Governance Board under the title of 'Reliability of content'.
Finally a bunch of reports and statistics could be done with information gathered during the process.

Additionally manager could be alerted when HR update the user’s profile when he/she leaves, and begin with a reassignment process for the content that got orphan of reviewers.


    So as to keep content up to date, It could be added metatags to each content/page with a maximum (the period you want) from page creation date . Each month/week all content owners receive an automated notification with all content due to expire nextly , and any that has expired within the last week.

    Additionally the workflow could present a page with title contents so as to give it a quick check to make a massive update, or if it must be removed .

    Finally could be createa a report of expired and updated pages .
    This tends to keep our content up to date, but also helps me to see if anyone is not keeping up with their responsibilities.



      Statistics and Site Analytics and Reporting and Business Intelligence

      A Reporting/BI package should cover those workflow intelligence. Reporting should tell you which contents have expired and give a breakdown of who is the owner.
      You should also get orphan contents and manage the new owner.
      From those reports you should be able to get stat on a spreadsheet of contents and managers.



      A Knowledge management site

      So as to have clear defined goals and objectives for Content Management Roles, it is needed to have clear Content Management Roles Roadmap. Also it’s needed for example in a Digital Processes site a page with good manuals for users documenting processes, forms, projects, tasks, deliverables, and a blog where people could talk about those subjects for continuous enhancements. So any user replacing another user could have all information.

      If it is implemented enterprise wide you will avoid the first users‘s resistance and those situations could be managed and monitored. That kind of information is a key deliverable - not only for project work but for day-to-day operations. An employee must be evaluated on how well he/she manages that responsibility. Its foundational to transfer knowledge and also is very useful for one person leaving gaps in an organization after their departure.



      For each of the topics covered in the sections of this article you can write a world of things, but I'm sure this will help you to begin to review how they are managing the content on your company.


      Recommended Platform

      At Baufest we use use to build some solutions with these problems based on:

      • Sharepoint
      • Nintex Workflows
      • Nintex Analytics or Reporting Services

      If you ‘d like to schedule a demo of those products just contact us.

      Have a nive day.

      lunes, 3 de septiembre de 2012

      No saber la respuesta está bien - Especialmente para el analista de negocio

      por Fernando Hunth

      En los proyectos donde vamos a utilizar Sharepoint , como en otros proyecto sin Sharepoint, es fundamental la tarea del analista de negocios.

      clip_image002Muchas veces es necesario que conozca del negocio que se está relevando , pero esto no es siempre así en todos los casos. Por eso acá van algunos consejos para esos casos.
      Vos, analista de negocio has sido asignado a un proyecto nuevo o en ejecución . Empezaste a trabajar en su kick off inicial preparándote, leyendo el alcance, revisando el documento de schedule y convocando tus primeras reuniones con los diferentes stakeholders del proyecto. En el medio de la reunión mientras estás escuchando atentamente como es el proceso detallado para la transferencia de una política de un organismo a otro, te encontras tomando notas y más notas. De pronto te das cuenta que las notas empiezan a perder relación y el interlocutor continúa hablando y hablando!.

      Aunque tus notas son palabra por palabra lo que están diciendo, por temor a parecer tonto o que el equipo no pierda credibilidad en tu tarea,lo mejor es seguir escribiendo, mientras intentas desesperadamente entender lo que se está diciendo.
      Cuando este es tu primer proyecto, esto es lo que le suele suceder a un analista de negocios.
      En muchas reuniones donde participe vi esto muchas veces.
      Para estos casos, existen este tipo consejos para manejar esas situaciones
      No importa que tan experimentado sea un analista de negocios, una situación como esta va a volver a suceder. Es muy raro que un analista de negocio -sin importar su experiencia - pueda empezar cada proyecto con todo el conocimiento y tener respuestas para todos los escenarios.
      Cuando estas perdido en la reunión:
      1) Trata de no mirar a los ojos de otros miembros de tu equipo del proyecto como buscando complicidad en lo que no se entiende.
      2) Intentar encontrarle sentido a lo que se dice
      3) Sé capaz de tomar la información relevada - aunque no tenga sentido - y producir requerimientos relevantes a lo escuchado.
      Hay cuatro sencillos trucos para poder salir del aprieto de no saber el tema y aún así obtener algo de la reunión.
      · 1) Saber que "No estoy familiarizado con los detalles". Bajo mis roles, trabajo con muchos clientes. Y la mayoría de las veces, sé muy poco sobre sus procesos internos, normas, procedimientos, políticas, etc., y mucho menos como lo plasmaron en sus sistemas y/o aplicaciones. Pero eso no me impide rápidamente empezar a conocerlos. Podes pedir acceso al sitio de Normas y procedimientos por ejemplo, y empezar a conocer más de lo que se habla en la reunión. Cuando estoy con un cliente o un proyecto nuevo, aunque tenga muchas habilidades, a veces son inútiles a menos que se sepa cómo utilizarlas en un proyecto. Cuando me encuentro en un nuevo proyecto que conozco muy poco, tengo que preguntar ¿Podría explicar esto con más detalle? ¿Le importaría explicarlo de una manera más fácil de entender? La razón de esto es para que se pueda entender el tema en un nivel superior con menos detalle antes de empezar a ver temas como el workflow del proceso en particular o la funcionalidad de la interfaz de usuario o lo que sea que se esté tratando de entender. En otras palabras, estamos admitiendo abiertamente que no estamos familiarizados con los detalles. Ser abierto y honesto al preguntar para que se entienda, fortalecerá aún más la relación de confianza con el equipo del proyecto y los stakeholders del negocio. Manejarse de esta manera es poner en claro que todavía no sé de lo que se esta hablando pero pronto voy a estar al tanto de todos los detalles.
      · 2) Buscar los puntos de acción - aunque no seas un Analista de negocios - y hacete carne de ellos, si es que te corresponde. Otro tip interesante es hacer seguimiento de los puntos de acción que salen de una reunión, incluso si no te involucran directamente. Aprovecha la oportunidad en algún nuevo proyecto para aprender tanto como puedas. No importa de donde venga el conocimiento o contenido, simplemente sumergite en el tema del proyecto. No hace falta decir que primero debes atender tus responsabilidades, pero si tenés la oportunidad de asistir a una reunión ; mejor , por ejemplo a revisar un documento de diseño o sentarse con los stakeholders , o incluso convocar reuniones informales para apuntalar tu conocimiento. A pesar de que algunos de los puntos de acción que no están enteramente relacionados con tu trabajo en el proyecto, te van ayudar a construir tu conocimiento de fondo que será muy útil más adelante en el proyecto.
      3) Creá una asociación con el Stakeholder del negocio (o donde esté el conocimiento). Aunque es importante para el analista tener una sociedad sana con el Manager del Proyecto, es igual de importante tener una sociedad sana y abierta con los stakeholders del negocio. Después de todo ellos van a ser a quienes debemos satisfacer con el proyecto. Muchas veces esta relación se pasa por alto, o se pierde valor. Esto conduce a limitar la comunicación o a romperla en el peor de los casos . Si queres tener éxito como analista , tenes que valorar la asociación con los stakeholders. Te va a ser más fácil obtener información vital con rapidez cuando tengas una alianza saludable, fuerte y abierta.
      Probablemente el truco más difícil, es ser humilde y pedir. Este truco es simple de entender , pero también el más difícil de llevar a cabo. Es bueno que al principio de un nuevo proyecto, seas cauteloso de exponer tu punto débil al resto del equipo , para que tus colegas no sepan que tienen una vulnerabilidad en torno a la plena comprensión del tema. Sin embargo, si no hablas ahora será demasiado tarde. Debido a que el papel de un analista es tan vital para el éxito global de un proyecto, nunca se debe dejar pasar la oportunidad al principio para pedir a los stakeholders para aclarar sus comentarios si no los entendes. Podría ser comentarios sobre el alcance, , los fuera de alcance , las necesidades de negocio, requisitos, especificaciones funcionales, diagramas, o cualquier cosa relacionada con el proyecto. El punto es, no importa cual sea la consulta, si no son muy comprensibles, les pedimos que aclaren la cuestión. Muchas veces la fase de requisitos de un proyecto se trata de ejecutar rápidamente, por lo que es importante para establecer las expectativas de nivel de comprensión de la materia al principio y con el fin de evitar ser olvidado. Y te preocupa la pérdida de credibilidad en el inicio de un proyecto por no saber el tema en detalle, imagínate la cantidad de credibilidad que se pierde cuando no entendes nada después de tres semanas de sesiones de análisis o diseño. Te aseguro que participe en proyectos donde recibió documentación de los analistas que me sirvió muy poco para entender cómo construir la aplicación.
      Muchas veces, he visto como buenos analistas pierden la credibilidad con un equipo de proyecto, ya que no están dispuestos a admitir que no sabe algo. Ante el temor de ser ridiculizados, el analista seguirá adelante, con lo que saben del tema, pero cuando se llega a la hora de la verdad en un proyecto y no son tan bien versados, entonces es cuando los requisitos están en riesgo de ser incompletos o incorrectos. La próxima vez que estés en una reunión del proyecto o reuniendo requisitos no sabes la respuesta a una pregunta o no sabes cómo funciona un proceso de negocio, proba utilizar uno de estos consejos para ayudarte a obtener una mejor comprensión del tema. Tenes que ser lo suficientemente audaz para dejar el miedo de perder credibilidad y hacer lo necesario para tener una comprensión clara y concisa del tema en cuestión. Al hacer esto, te colocaras en la posición para producir requisitos sólidos, reales, y precisos.
      Llegar a obtener estos resultados es muy importante para la siguientes etapas del proyecto.
      Recorda que mucha gente se va a basar en esos requerimientos y que el éxito del proyecto depende mucho de vos.

      En Baufest dia a dia, tratamos de mejorar nuestro vinculo con nuestros clientes, donde muchas veces aplicamos estos consejos.

      Teniendo en cuenta SharePoint Folders


      Este es un detalle de la domesticación amplia y diversa de las bibliotecas de documentos: implementando Folder Content Types.

      Teniendo en cuenta SharePoint Folders
      Un ejemplo. Folder Content Types para Profesionales IT

      La mayoría de ustedes probablemente sepan un poco acerca de los content types en SharePoint.

      Proporcionan los medios para organizar metadata en una forma extremadamente flexible y proporcionan el contexto para los workflows, custom menus, y document templates.

      Sin embargo, debido a la naturaleza centrada en documentos de Microsoft Office y SharePoint, los más comúnmente utilizados y discutidos content types son los document content types.

      Bueno, hay otro menos conocido personaje en la historia del content type  de SharePoint - es Folder Content Type.

      Una de las razones por la que folder content type es menos popular es que la instalación por defecto de SharePoint viene con sólo uno de ellos.

      En comparación con docenas de Document Content Types , Folder Content Types está claramente en desventaja.

      Así que vamos a darle una mirada más cercana a este héroe solitario y crear un par de Folder Content Types de manera que podamos saber cómo utilizarlas para mejorar aún más la experiencia del usuario y de gestión de datos de una document library.

      Para poner las cosas en perspectiva, echemos un vistazo al ejemplo de la Fundación de medio ambiente Rain Forest que puede utilizar los folder content types  para mejorar sus biblioteca de documentos.

      El personal de la Fundación almacena todos los documentos en una biblioteca de documentos y que ya utilizan varios document content types de apoyo a sus actividades.

      Los tipos de documentos se han separado en dos grupos funcionales:

      · Project Documents (Additional Fields: Due Date, Assigned To)

      · Application for Grant (Word document)

      · Financial Memorandum (Excel document)

      · Formal Acceptance Document (Word document) 

      · Internal Documents (Additional Fields: Contact, Status)

      · Purchase Order (Word document)

      · Invoice (Excel document) 

      La biblioteca de documentos de aspecto muy familiar, y todos los tipos de documentos se enumeran en el  menú New:


      El equipo de IT de Rain Forest también define algunas vistas basadas en document content type para realizar el filtrado de cada tipo de documento más fácil y ser capaces de mostrar campos específicos del content type como  Due Date y Assigned To :


      Todos los documentos se almacenan en la raíz y, en ocasiones, los empleados crean carpetas a discreción.

      Sin embargo con el paso del tiempo el desorden de carpetas no permite localizar los documentos facilmente.

      Los usuarios también notan problemas de performance.

      Después de unos meses, la carpeta raíz contiene más de 4000 documentos y se espera que crezca.

      ¿Qué se puede hacer?

      Esto es cuando el poco conocido personaje de nuestra historia SharePoint - Folder content type - viene a ayudar.

      Una de las razones para el tema de performance es que en las carpetas de SharePoint tienen algunas limitaciones de diseño.

      No obstante, si partimos los documentos quarters financieros u otros atributos de tiempo, podemos mantener el número total de documentos en una carpeta dentro de la zona de alta performance.

      Es por eso que decidimos crear una carpeta para documentos internos y documentos de proyectos utilizando el respectivo folder content type para cada trimestre del año.

      Además podemos proporcionar cierta estructura y límites para los usuarios, a fin de que ellos no pueden crear carpetas en cualquier lugar de la biblioteca de documentos. Para ayudar a los usuarios localizar los documentos, vamos a utilizar una gran característica de SharePoint, lo que nos permite bindear vistas a un folder content type específico.

      Esto proporcionará el contexto para cada carpeta, de modo que cuando un usuario entra en una carpeta con documentos internos, la vista cambiará automáticamente para mostrar los metadatos relevantes.

      En primer lugar vamos a crear el folder content type para cada uno de nuestros grupos de documento.

      Los pasos no son diferentes de crear cualquier otro tipo de contenido.

      La única diferencia es que nuestro content type hereda de Folder content type.


      Se puede añadir metadatos específicos para cada uno de los recién creados content types, pero para ello, usaremos las columnas existentes.

      A continuación, vamos a añadir la Folder Content Type a nuestra biblioteca de documentos:


      Además, queremos eliminar la carpeta por defecto en el menú New, de modo que sólo están disponibles nuestras opciones de carpeta personalizada  .

      Para ello, abra la configuración avanzada de la biblioteca de documentos y desactivar la opción Nueva carpeta.


      Después de estos cambios, vamos a agregar nuestros dos nuevas entradas de carpeta para el menú New.


      Ahora, cuando un usuario quiere crear una nueva carpeta para el próximo trimestre, seleccionará el tipo de carpeta correspondiente del menú New, y dará a la carpeta un nombre descriptivo como el Internal Q1 2008. T

      El proceso de dotación de una nueva carpeta puede ser automatizado y ampliado mediante el uso de campos calculados u otras técnicas de programación.

      Para proporcionar las vistas adecuadas , crear una vista de la carpeta raíz y por separado, vistas únicas para cada Folder content type.

      En la vista raíz sólo se mostrarán las carpetas de la nueva definición de content type.




      Cada folder content type personalizado tendrá una vista que muestra los metadatos específicos sobre el tipo de documento que figura en la carpeta.

      Estas vistas son las vistas por defecto, pero se asignan al folder content type específico.



      Veamos el resultado de la creación de una carpeta de cada tipo.


      Se darán cuenta de que si hace clic en la carpeta Internal Q1 2008, la vista va a cambiar automáticamente a la vista Internal Documents al igual que la apertura de la carpeta Project Q1 2008 va a cambiar la vista a la vista Project Documents.

      Para añadir más comportamiento sensible al contexto , también puede limitar los items en el menú New que aparece para cada carpeta, de modo que sólo Internal documents se muestra en el menú New de la correspondiente carpeta.

      Desde el menú desplegable de cada carpeta, seleccione Change New Button Order, y ocultar los tipos de documentos apropiados.



      Al entrar en la carpeta se darán cuenta de que sólo existen los items de menu New correctos.


      Del mismo modo se puede esconder los documentos desde el menú New de la carpeta raíz.

      Abrir la configuración de la biblioteca de documentos y en la sección Content Type hacer clic en Change new button order y default content type

      Ocultar todos, excepto la Folder Content Types.


      A partir de ahora, los dedicados voluntarios de Rain Forest puede estar seguro de que puedan localizar fácilmente los documentos y que el rendimiento de su biblioteca de documentos va a ser estable.

      Por otra parte, el IT Pro de la fundación tiene grandes ideas acerca de cómo agregar menús personalizados para cada folder content type, por lo que las medidas aplicables a todos los documentos en una carpeta se pueden ejecutar con mayor rapidez y en el contexto adecuado.

      También hay muchas oportunidades de utilizar event handlers y el modelo de objetos de SharePoint y workflows o Workflows de Nintex con folder content types para ampliar aún más su aplicación.

      Saludos, Fernando Hunth