lunes, 3 de septiembre de 2012

Teniendo en cuenta SharePoint Folders

 

Este es un detalle de la domesticación amplia y diversa de las bibliotecas de documentos: implementando Folder Content Types.

Teniendo en cuenta SharePoint Folders
Un ejemplo. Folder Content Types para Profesionales IT

La mayoría de ustedes probablemente sepan un poco acerca de los content types en SharePoint.

Proporcionan los medios para organizar metadata en una forma extremadamente flexible y proporcionan el contexto para los workflows, custom menus, y document templates.

Sin embargo, debido a la naturaleza centrada en documentos de Microsoft Office y SharePoint, los más comúnmente utilizados y discutidos content types son los document content types.

Bueno, hay otro menos conocido personaje en la historia del content type  de SharePoint - es Folder Content Type.

Una de las razones por la que folder content type es menos popular es que la instalación por defecto de SharePoint viene con sólo uno de ellos.

En comparación con docenas de Document Content Types , Folder Content Types está claramente en desventaja.

Así que vamos a darle una mirada más cercana a este héroe solitario y crear un par de Folder Content Types de manera que podamos saber cómo utilizarlas para mejorar aún más la experiencia del usuario y de gestión de datos de una document library.

Para poner las cosas en perspectiva, echemos un vistazo al ejemplo de la Fundación de medio ambiente Rain Forest que puede utilizar los folder content types  para mejorar sus biblioteca de documentos.

El personal de la Fundación almacena todos los documentos en una biblioteca de documentos y que ya utilizan varios document content types de apoyo a sus actividades.

Los tipos de documentos se han separado en dos grupos funcionales:

· Project Documents (Additional Fields: Due Date, Assigned To)

· Application for Grant (Word document)

· Financial Memorandum (Excel document)

· Formal Acceptance Document (Word document) 

· Internal Documents (Additional Fields: Contact, Status)

· Purchase Order (Word document)

· Invoice (Excel document) 

La biblioteca de documentos de aspecto muy familiar, y todos los tipos de documentos se enumeran en el  menú New:

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El equipo de IT de Rain Forest también define algunas vistas basadas en document content type para realizar el filtrado de cada tipo de documento más fácil y ser capaces de mostrar campos específicos del content type como  Due Date y Assigned To :

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Todos los documentos se almacenan en la raíz y, en ocasiones, los empleados crean carpetas a discreción.

Sin embargo con el paso del tiempo el desorden de carpetas no permite localizar los documentos facilmente.

Los usuarios también notan problemas de performance.

Después de unos meses, la carpeta raíz contiene más de 4000 documentos y se espera que crezca.

¿Qué se puede hacer?

Esto es cuando el poco conocido personaje de nuestra historia SharePoint - Folder content type - viene a ayudar.

Una de las razones para el tema de performance es que en las carpetas de SharePoint tienen algunas limitaciones de diseño.

No obstante, si partimos los documentos quarters financieros u otros atributos de tiempo, podemos mantener el número total de documentos en una carpeta dentro de la zona de alta performance.

Es por eso que decidimos crear una carpeta para documentos internos y documentos de proyectos utilizando el respectivo folder content type para cada trimestre del año.

Además podemos proporcionar cierta estructura y límites para los usuarios, a fin de que ellos no pueden crear carpetas en cualquier lugar de la biblioteca de documentos. Para ayudar a los usuarios localizar los documentos, vamos a utilizar una gran característica de SharePoint, lo que nos permite bindear vistas a un folder content type específico.

Esto proporcionará el contexto para cada carpeta, de modo que cuando un usuario entra en una carpeta con documentos internos, la vista cambiará automáticamente para mostrar los metadatos relevantes.

En primer lugar vamos a crear el folder content type para cada uno de nuestros grupos de documento.

Los pasos no son diferentes de crear cualquier otro tipo de contenido.

La única diferencia es que nuestro content type hereda de Folder content type.

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Se puede añadir metadatos específicos para cada uno de los recién creados content types, pero para ello, usaremos las columnas existentes.

A continuación, vamos a añadir la Folder Content Type a nuestra biblioteca de documentos:

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Además, queremos eliminar la carpeta por defecto en el menú New, de modo que sólo están disponibles nuestras opciones de carpeta personalizada  .

Para ello, abra la configuración avanzada de la biblioteca de documentos y desactivar la opción Nueva carpeta.

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Después de estos cambios, vamos a agregar nuestros dos nuevas entradas de carpeta para el menú New.

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Ahora, cuando un usuario quiere crear una nueva carpeta para el próximo trimestre, seleccionará el tipo de carpeta correspondiente del menú New, y dará a la carpeta un nombre descriptivo como el Internal Q1 2008. T

El proceso de dotación de una nueva carpeta puede ser automatizado y ampliado mediante el uso de campos calculados u otras técnicas de programación.

Para proporcionar las vistas adecuadas , crear una vista de la carpeta raíz y por separado, vistas únicas para cada Folder content type.

En la vista raíz sólo se mostrarán las carpetas de la nueva definición de content type.

 

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Cada folder content type personalizado tendrá una vista que muestra los metadatos específicos sobre el tipo de documento que figura en la carpeta.

Estas vistas son las vistas por defecto, pero se asignan al folder content type específico.

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Veamos el resultado de la creación de una carpeta de cada tipo.

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Se darán cuenta de que si hace clic en la carpeta Internal Q1 2008, la vista va a cambiar automáticamente a la vista Internal Documents al igual que la apertura de la carpeta Project Q1 2008 va a cambiar la vista a la vista Project Documents.

Para añadir más comportamiento sensible al contexto , también puede limitar los items en el menú New que aparece para cada carpeta, de modo que sólo Internal documents se muestra en el menú New de la correspondiente carpeta.

Desde el menú desplegable de cada carpeta, seleccione Change New Button Order, y ocultar los tipos de documentos apropiados.

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Al entrar en la carpeta se darán cuenta de que sólo existen los items de menu New correctos.

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Del mismo modo se puede esconder los documentos desde el menú New de la carpeta raíz.

Abrir la configuración de la biblioteca de documentos y en la sección Content Type hacer clic en Change new button order y default content type

Ocultar todos, excepto la Folder Content Types.

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A partir de ahora, los dedicados voluntarios de Rain Forest puede estar seguro de que puedan localizar fácilmente los documentos y que el rendimiento de su biblioteca de documentos va a ser estable.

Por otra parte, el IT Pro de la fundación tiene grandes ideas acerca de cómo agregar menús personalizados para cada folder content type, por lo que las medidas aplicables a todos los documentos en una carpeta se pueden ejecutar con mayor rapidez y en el contexto adecuado.

También hay muchas oportunidades de utilizar event handlers y el modelo de objetos de SharePoint y workflows o Workflows de Nintex con folder content types para ampliar aún más su aplicación.

Saludos, Fernando Hunth