martes, 9 de octubre de 2012

Mi editor de contenidos Sharepoint dejó la compañía

 

clip_image001Es importante mantener el contenido actualizado. Pero ¿qué sucede cuando se va un gestor de contenidos? Se debe pensar como si la persona, a la mañana siguiente hace una llamada y dice que nunca volverá a la compañía y que ayer fue su último día. Adiós!

El contenido siempre es importante, por lo que la gestión de la misma debe insertarse en los procesos cotidianos, y ser parte del traspaso. Pero la realidad a veces es diferente, por ejemplo, un lapso de tiempo entre la persona que se fue y otra que va a venir.

 

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Algunas sugerencias

Aquí hay algunas sugerencias:

· Siempre nombrar una persona “backup” para cualquier gestor de contenidos, para cubrir vacaciones, enfermedad, maternidad o paternidad, períodos ocupados, etc.. Lo ideal sería que un gestor de contenidos tenga un asistente que conozca todas las tareas de administración de contenido.

· Escribir las tareas delimitadas para un gestor de contenidos para crear instrucciones para administrar el contenido. Esto le ayudará a obtener rápidamente en poco tiempo y aliviar su equipo de la intranet/sitio o aplicación. Mientras su equipo de Gestión del Conocimiento fácilmente puede entrenar a una nueva persona en administración de contenido general, no sabrán los procesos específicos o acuerdos o acceso etc.

Como cualquier sitio donde se está administrando contenido, tienes un sponsor para ese sitio y que conoce a metas y objetivos para ello. En ese sitio debe existir una buena guía, archivos de ayuda, formación guías, preguntas frecuentes, referentes, políticas, etc..

También es esencial un plan de comunicación, cada mes o el período que se utiliza , para publicar cambios en su sitio.

Los puntos siguientes mitigarán el riesgo. Especialmente, teniendo en cuenta el período de publicación, necesitaras que en ese periodo, el contenido listo para mantener el flujo de trabajo que ejecutan y adoptar medidas.

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etapas tempranas

Todos estos elementos son fundamentales a nuestra vista en las primeras fases.

Un plan es necesario para que el contenido esté listo para su publicación, así como tener una idea de quién debe ser responsable de ciertas partes de su contenido.
Es ideal que cuando el nuevo usuario inicia su trabajo, pueda tener asignada la función/rol automáticamente obteniendo los mismos derechos, como su predecesor. La idea es que el gestor de contenidos sea un rol específico y no específico al empleado.
Esto podría ser construido como detalles en los contratos de trabajo (si su organización le gustan los contratos detallados), o de otra manera formalmente documentar, en un sitio de Content Management, "Roles y Responsabilidades de gestión de contenidos" o un sitio de Gestión del Conocimiento avanzado. Si lo hace, podría asignar, a nivel organizativo, a qué contenido pertenece a cada función, que tiene beneficios más allá de simplemente saber qué usuario hace que cosa.
Sería ideal contar con un mapa de los contenidos y la jerarquía de roles.

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Ejemplo de la vida real

Trabajé con áreas de normas y procedimientos para delinear responsabilidades de contenido para trabajos específicos en las diferentes áreas hace algún tiempo. Sólo sabían de las responsabilidades sobre sus zonas conocidas. Se sabe que las personas se adaptan mejor (con una mentalidad técnica o más comprometida...) que otros, así que era también necesario crear un documento de 'roles y responsabilidades' para quienes deseen convertirse en un editor.

Por lo tanto, cuando aparece un nuevo equipo o futuro 'editor' que desarrollará el contenido, reciben una respuesta inicial, incluyendo a su manager, indicando lo que se espera en ese papel, que se examinará en un año, nuestro proceso de revisión de contenido y las tareas se incluirán, en su evaluación anual del desempeño, como sus objetivos. Es necesario asegurarse que cubrirá el papel como editor y posteriormente se entrenará para usar el sitio de administración de contenido. Es un buen procedimiento a seguir, porque todo el mundo tiene claro lo que se espera sin sorpresas.}

A veces es una tarea costosa pero muy fructífera al final.

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Workflowing

Una vez que este esquema comienza a trabajar podrías coordinar una auditoría de contenido cada algunos meses como respuesta a la mejora continua. Ese proceso podría implicar cada página del sitio que es confirmado como precisa y actualizada, registrando las páginas sin atención. El registro de los resultados también son buenas notas para futuros editores.

En ese proceso podrías utilizar un flujo de trabajo cuando se inicia la revisión. Puede asignar un montón de páginas o sitios (según el tamaño del contenido) a distintos editores.

A cada uno de ellos se les presenta resultados identificando su contenido. También al lado de cada contenido se podría confirmar, que cada uno de ellos ha revisado y aprobado o no aprobado o delegado la tarea a un administrador o las funcionalidades que necesitas.

Finalmente se notifica a un manager que se ha producido la auditoría. El avance de la auditoría también forma parte de mis informes trimestrales a la Junta de Gobierno del sitio Web /aplicación o proceso bajo el título de «Fiabilidad de contenido».

Finalmente se podría hacer un montón de informes y estadísticas con información recopilada durante el proceso.

Además el administrador podría recibir una alerta cuando Recursos Humanos actualiza el perfil del usuario perfil cuando la persona se va y comenzar con un proceso de reasignación para el contenido que quedó huérfano de revisores. Con el fin de mantener el contenido actualizado, es posible agregar metatags a cada contenido de la página con un máximo (el periodo que desees) desde fecha de creación de la página. Cada mes/semana todos los propietarios de contenido reciben una notificación automatizada con todo el contenido debido a punto de caducar próximamente, y cualquiera que ha vencido en la última semana.

Además el flujo de trabajo podría presentar una página con el titulo del contenido del título para darle una comprobación rápida para realizar una actualización masiva, o si debe ser retirado. Finalmente podría crear un informe de páginas caducadas y actualizadas. Esto tiende a mantener nuestro contenido actualizado, pero también ayuda a ver si alguien no se mantiene al día con sus responsabilidades.

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ESTADISTICAS, ANALYTICS , reportes y Business Intelligence

Un paquete de Reporting/BI debe cubrir esa inteligencia de flujo de trabajo. La presentación de informes debe decir qué contenidos han caducado y dar un desglose de quién es el propietario. También debe obtener contenido huérfano y administrar el nuevo propietario. De esos informes, podrá obtener stats en una hoja de cálculo de contenidos y administradores.

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un sitio de gestion del conocimiento

Con el fin de tener objetivos y metas definidas para funciones de administración de contenido, es necesario tener claro un Roadmap de los roles de gestión del contenido. También se necesita, por ejemplo en un sitio de procesos digitales, una página con buenos manuales para usuarios, documentación de procesos, formularios, proyectos, tareas, entregas y un blog donde personas podrían hablar de esos temas para mejoras continuas. Por lo tanto cualquier usuario que reemplaza a otro usuario podría tener toda la información.

Si esto es implementado en toda la empresa evitará la resistencia de los primeros usuarios y esas situaciones podrían ser administradas y supervisadas. Ese tipo de información es clave no sólo para trabajar en proyectos de entrega sino también para las operaciones diarias. Un empleado debe ser evaluado en lo bien que administra esa responsabilidad. Su fundamental transferir conocimientos y también es muy útil para una persona dejando vacíos en una organización después de su salida.

Para cada tema cubierto en las secciones de este articulo se puede escribir un mondo de cosas, pero estoy seguro que ayudarán a comenzar a revisar como se esta manejando el contenido en tu compañía.

plataformas recomendadas

En Baufest solemos construir algunas soluciones para estos problemas basándonos en:

  • Sharepoint
  • Nintex Workflows
  • Nintex Analytics o Reporting Services

 

 

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Nos vemos.

Fernando Hunth