jueves, 28 de febrero de 2013

Who could be the person in my company covering the business strategy position with Sharepoint?

Throughout my experience, I saw several companies that find it difficult to find this person, for different reasons. For example, a company that has only SharePoint Foundation and managed to work with this version so far, they realized that in trying to work with some business units or areas, they have no real business strategy or know what can Sharepoint do or not. The company has an IT person that can make all the settings and customizations needed. What advices, experiences, thoughts or feedback are there to find this key person who knows these strategies. Disney-Handy-Manny-tool-sets2
This is a great question. First you should start with someone who knows the business, analysts commonly and generally known how the features of Sharepoint work to help the business. It ‘d be ideal that  not only know SharePoint, but other tools or applications to integrate the company. So for the time being, it is possible that no one in the company covers that blend of skills. What you can do is identify a person's business side thought to be covered or have that ability, generating interviews with these potential key people in the business to gain a better understanding of the problems and issues they identify.

For example, an area of ​​the company could say, "We use emails to collaborate on documents and we never know what the latest version because there are a lot of people manipulating the document locally." This should guide you when you need version control. Start with the basics: What types of documents, forms or information you handle? How often is it updated? How do people collaborate today? What kind of problems are there with your documents? Do they use a common format? Are there search tools? Do they need permission to get those documents?
We must also understand the nature of content and workflow steps to create such documents. Use workflow diagrams to document contents - this is not necessary to be an expert on the subject but takes time to implement these best practices. Another way to meet this need in other companies is to seek, investigate and study the job postings where SharePoint Business Analysts are needed. Observe the skills they need, and then can make that internal search on your company. Beyond familiarity with Sharepoint is needed, it is certain that you need a minimum understanding of the core processes of the company and industry, also the integration of different applications, web applications, and applications used in the construction of new features in SharePoint as RUP, Use Cases, etc.. training
If you can find someone internally that have many of these skills, beginning with a Sharepoint training course to get to know all the features of Sharepoint and identify which ones are most usable for your business.
In parallel, you could post internally for this position or ask a recruiter help with this in a period of some months. Establish a training plan for IT people on the SharePoint platform. When asked in a post such and so many features for a skill you run the risk of reducing the chances of finding someone. There are very few people on the planet with such a range of skills and none of them are cheap. In my experience, I found good analysts with deep knowledge of the business and what Sharepoint can do from the perspective of a user and what can a developer.
To find a business analyst who also knows.Net, IT and web development applications is asking more than what most people can offer. Generally these roles ended up with other important functions. You could add, is that many companies are looking for more than what can be found regionally, and it is advisable to reduce by 70% the expected skills. Another tip for many interior regions of different countries, is looking this person to work remotely. Another good tip is to take a look at the book on Amazon, Microsoft Sharepoint for Business Executives Although we have been discussing this role, would help us evangelize this technology to employees in general, it would be nice to implement some auto site training for all employees so that they know the technology and can think like small teams and know what functionality could use to generate their own applications. Another important item to develop is working with Sharepoint governance, to adapt to this, to bring it back or just to set it from scratch.
You also have to think that this will give impetus to evangelization considering the governance in terms of user growth, storage and applications
Perhaps, initially, should be basic questions such as:
What do you think, What do you want from Sharepoint? How it will help your business?
At the same time, identify what the business does and how they do - in detail. Identify repetitive or automatic alerts, reminders, deadlines dependent metadata and / or human tasks.
Identify sources of each area, for example the HR people may want to focus on that users have restricted access to certain areas of the site, or the marketing people want to focus on the branding of the company with well-defined metadata information and maintained, for quick use and search its contents. For example people from production areas need to integrate their CRM with Sharepoint and more dynamically associated also have a good system of communication with customers who have priority orders.
Depending on the size and purchasing policies, some large companies have implemented a methodology for issues such as workshops, questionnaires, frameworks of analysis, online surveys, each role defined roadmaps. So this role could be obtained in a short time. Collaborative applications are a specific business, so you should not expect to get it right the first time definitely. It is a way to go.
Consulting companies did so for many customers and you know what works and what does not. The added benefit is that there will be focal points and deadlines instead of people working on their fourth or fifth attempt to do this. Some companies that implement SharePoint without a clear strategy, only end up with a good document management application.
We must also know that Sharepoint is an application platform. This is something that many organizations do not think when they buy Sharepoint and end up having a great ROI. We have to find a good strategy elements as:
  • User adoption with good support
  • Corporate Culture
  • Knowledge base

If you can work with a consultant who can advise the profile of your organization using these items, you will be able to formulate a strategy. You need to find someone between IT and the business who can translate the language features that users can understand. Someone who navigate in the business to understand and define requirements, mapping these requirements to capabilities, like gaps, build a roadmap, and understand the value of the Microsoft partner world. A good BA would have relieved with key actors and map requirements with Sharepoint functionality.
Additionally you should have a developer for customizations. Thinking of your Sharepoint consultants can be expensive and if you're thinking ahead is to employ the best people for this role. Some companies spend thousands of dollars in consulting when you have someone inhouse would be cheaper. You could find an experienced manager intranet can help identify where Sharepoint and setup fits better with business priorities - help them relate to deploy tactical OOB functionalities. They should create a governance team to help deploy and understand the different actors SharePoint opportunities in key areas and help manage culture change and manage expectations.
A good source of reference is Essential SharePoint 2010: Overview, Governance, and Planning by Jamison, it provides a nice high level overview of the business benefits that can be realized using SharePoint. Being aware of future features of Sharepoint or existing applications partners who could help you. Working with some clients, this needed role was clear and created the position of Director of collaborative sites.

recommended platforms

At Baufest , we usually help this role with some solutions to these problems based on:
Sharepoint, Nintex, Nintex Workflows,Nintex Analytics, and Reporting Services. If you would like to see a demo of any of these products please contact us.
See you.
Fernando Hunth

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martes, 26 de febrero de 2013

¿Quien podría ser en mi compañía la persona que cubra el puesto de estrategia de negocios con Sharepoint?

A lo largo de mi experiencia, vi en varias compañías que se les dificulta encontrar esta persona, por distintas razones.
Por ejemplo en una compañía que tiene solo SharePoint Foundation y se las arregló para trabajar con esta versión hasta ahora, se dieron cuenta que al intentar trabajar con algunas unidades de negocio o áreas, carecen de una verdadera estrategia de negocios o saber que puede Sharepoint hacer o no hacer. La compañía tiene una persona de IT que puede hacer todas las configuraciones y customizaciones que se necesitan. Que recomendaciones, experiencias, pensamientos o feedback existen para encontrar esta persona clave que conozca estas estrategias.

Esta es una gran cuestión. En primer lugar se debería comenzar con alguien que conozca el negocio, comúnmente analistas, y conozca en general como trabajan las features de Sharepoint para ayudar al negocio. En lo posible que no solo conozca de Sharepoint, sino también de otras herramientas o aplicaciones de la compañía para integrar.
En principio es muy posible que no haya nadie en la compañía que cubra esa mezcla de skills. Lo que se puede hacer es identificar una persona del lado del negocio que se piensa que puede cubrir o tenga esa aptitud, generando entrevistas con estas posibles personas claves en el negocio para obtener un mejor entendimiento de los problemas e issues que ellos identifican.
Por ejemplo, un área de la compañía podría decir, "Usamos emails para colaborar con documentos y nunca sabemos cuál es la última versión porque hay un montón de gente manipulando el documento localmente". Esto debería orientarte en que necesitas un control de versiones.
Arranca con lo básico: Que tipos de documentos, formularios o información manejas? Cada cuanto se actualiza? Como colabora hoy la gente? Qué clase de problemas existen con tus documentos? Usan un formato común? Tienen herramientas de búsqueda? Necesitan permisos para llegar a esos documentos?
También hay que entender la naturaleza del contenido y los pasos del workflow para crear esos documentos. Usar diagramas de workflow para documentar los contenidos – para esto no es necesario ser un experto en la materia pero lleva tiempo implementar estas buenas prácticas.
Otra forma de conocer esta necesidad en otras compañías es buscar , investigar y estudiar los job postings donde piden SharePoint Business Analysts. Observar los skills que necesitan, y luego podes hacer esa búsqueda interna en tu compañía. Más allá de la familiaridad que se necesita con Sharepoint , es seguro que se necesita un mínimo entendimiento de los procesos core de la compañía y de la industria , también de integración de los distintas aplicaciones, aplicaciones web , y aplicaciones usadas durante la construcción de nuevas features en Sharepoint como RUP, Use Cases, etc.

image Si podes encontrar una persona internamente que tenga muchos de estos skills, comiencen con un curso de entrenamiento de Sharepoint para empezar a conocer todas las features de Sharepoint e identificar cuáles son las más usables para su negocio.
En paralelo, podrías postear internamente para este puesto o pedirle a un reclutador ayuda con esto en un periodo establecido de algunos meses. Establecer un plan y entrenamiento de la gente de IT en la plataforma Sharepoint.
Cuando se pide en un post tales y tantas características para un skill se corre el riesgo de reducir las chances de encontrar a alguien. Hay muy poca gente en el planeta con tal rango de skills y ninguno de ellos es barato.
En mi experiencia, me encontré con buenos analistas con profundo conocimiento del negocio y de lo que Sharepoint puede hacer desde la perspectiva de un usuario y de lo que puede hacer un desarrollador.
Buscar un analista de negocios que también conoce de .Net, aplicaciones IT y desarrollo web es pedir más de lo que mucha gente puede ofrecer. En general estos roles terminar ocupando otras funciones más importantes.
Lo que se podría agregar, es que muchas compañías buscan más de lo que pueden encontrar regionalmente, y es recomendable reducir en un 70% los skills esperados.
Otro consejo para muchas regiones interiores de distintos países, es buscar esta persona para que trabaje remotamente.
Otro buen consejo es darle una mirada al libro en Amazon, Microsoft Sharepoint for Business Executives
Aunque este rol que venimos comentando, nos ayudaría a evangelizar esta tecnología a los empleados en general, estaría bien implementar algún sitio de auto capacitación para todos los empleados para que conozcan esta tecnología y puedan pensar como equipos pequeños y saber que funcionalidades podrían aprovechar para generar sus propias aplicaciones.
Otro punto importante a desarrollar es trabajar con el governance de Sharepoint, para adaptarse a este, para adaptarlo a lo nuevo o simplemente para establecerlo desde cero
También hay que pensar en que impulso le dará este evangelizador para tener en cuenta el governance en términos de crecimiento de usuario, aplicaciones y storage
Quizás, inicialmente, habría que hacerse las preguntas básicas como:
Que pensas, que queres de Sharepoint?
Como te va a ayudar en tu negocio? Al mismo tiempo, identificar qué es lo que hace el negocio y como lo hacen – detalladamente. Identificar tareas repetitivas o automáticas como alertas, reminders, vencimientos que dependen de metadata y/o de tareas humanas.
Identificar los focos de cada área, por ejemplo la gente de recursos humanos quizás quiere enfocarse en que los usuarios tengan acceso restringido a ciertas áreas del sitio, o la gente de Marketing quiere enfocarse en el Branding de la compañía con información con metadata bien definida y mantenida, para un rápido uso y búsqueda de sus contenidos.
Por ejemplo la gente de las áreas de producción necesitan integrar su CRM mas dinámicamente con Sharepoint y también tener asociado un buen sistema de comunicaciones con sus clientes que tienen pedidos pritarios.
Dependiendo del tamaño y de las políticas de compras, algunas compañías grandes tienen una metodología implementada para este tipo de cuestiones, como workshops, cuestionarios, frameworks de análisis, exámenes en línea, roadmaps definidos de cada rol. De modo que se podría obtener este rol en un tiempo corto
Las aplicaciones colaborativas son un negocio especifico, por lo que no debes esperar hacerlo bien definitivamente la primera vez. Es un camino a recorrer
Las compañías de consultoría lo hicieron para muchos clientes y ya saben que funciona y que no. El beneficio adicional es que va a haber puntos focales y deadlines en vez de gente trabajando en su cuarto o quinto intento para hacer esto.
Algunas compañías que implementan SharePoint sin una estrategia clara, solo terminan con una buena aplicación de manejo de documentos.
También hay que saber que Sharepoint es una plataforma de aplicaciones. Esto es algo en que muchas organizaciones no piensan cuando compran Sharepoint y terminan teniendo un gran ROI.
Tenemos que encontrar elementos para una buena estrategia como:
  • User adoption con un buen soporte
  • Cultura Corporativa
  • Base de conocimiento
Si podes trabajar con un consultor que puede asesorar el perfil de tu organización usando estos elementos, vas a poder formular una estrategia.
Necesitas encontrar a alguien entre IT y el negocio que pueda traducir las features en el lenguaje que pueden entender los usuarios. Alguien que navegue en el negocio para entender y definir necesidades, mapear esas necesidades a capacidades, marcar gaps, construir un roadmap, y entender el valor del ecosistema de partners de Microsoft
Un buen BA tendría que relevar con actores claves y mapear los requerimientos con las funcionalidades de Sharepoint . Adicionalmente se debería tener un developer para las customizaciones. Pensando en tu Sharepoint con tus consultores Sharepoint puede ser caro si estás pensando en el futuro lo mejor es emplear gente para este rol. Algunas compañías gastan miles de dólares en consultoría cuando tener alguien inhouse sería más barato.
Podrías encontrar un intranet manager experimentado que pueda ayudar a identificar donde Sharepoint calza mejor y setear prioridades con el negocio – ayudarlos a relacionar la táctica de desplegar funcionalidades OOB. Ellos deberían crear un equipo de governance para ayudar a desplegar en los distintos actores y entender las oportunidades SharePoint en las áreas clave y ayudar a manejar el cambio de cultura y también manejar las expectativas.
Una buena fuente de consulta es Essential SharePoint 2010: Overview, Governance, and Planning by Jamison, este tiene una mirada a alto nivel de los beneficios que el negocio puede tener usando SharePoint.
Estar al tanto de las futuras features de Sharepoint o de aplicaciones actuales de partners que podrian ayudarte.
Con algunos clientes que trabaje, tenian muy claro este rol necesario y habian creado el puesto de Director de sitios colaborativos.


En Baufest solemos ayudar a este rol con algunas soluciones para estos problemas basándonos en:
Nintex Workflows
Nintex Analytics o Reporting Services
Si te gustaría ver una demo de alguno de estos productos contáctanos.
Nos vemos.
Fernando Hunth
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