martes, 26 de febrero de 2013

¿Quien podría ser en mi compañía la persona que cubra el puesto de estrategia de negocios con Sharepoint?


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A lo largo de mi experiencia, vi en varias compañías que se les dificulta encontrar esta persona, por distintas razones.
Por ejemplo en una compañía que tiene solo SharePoint Foundation y se las arregló para trabajar con esta versión hasta ahora, se dieron cuenta que al intentar trabajar con algunas unidades de negocio o áreas, carecen de una verdadera estrategia de negocios o saber que puede Sharepoint hacer o no hacer. La compañía tiene una persona de IT que puede hacer todas las configuraciones y customizaciones que se necesitan. Que recomendaciones, experiencias, pensamientos o feedback existen para encontrar esta persona clave que conozca estas estrategias.

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Esta es una gran cuestión. En primer lugar se debería comenzar con alguien que conozca el negocio, comúnmente analistas, y conozca en general como trabajan las features de Sharepoint para ayudar al negocio. En lo posible que no solo conozca de Sharepoint, sino también de otras herramientas o aplicaciones de la compañía para integrar.
En principio es muy posible que no haya nadie en la compañía que cubra esa mezcla de skills. Lo que se puede hacer es identificar una persona del lado del negocio que se piensa que puede cubrir o tenga esa aptitud, generando entrevistas con estas posibles personas claves en el negocio para obtener un mejor entendimiento de los problemas e issues que ellos identifican.
Por ejemplo, un área de la compañía podría decir, "Usamos emails para colaborar con documentos y nunca sabemos cuál es la última versión porque hay un montón de gente manipulando el documento localmente". Esto debería orientarte en que necesitas un control de versiones.
 
Arranca con lo básico: Que tipos de documentos, formularios o información manejas? Cada cuanto se actualiza? Como colabora hoy la gente? Qué clase de problemas existen con tus documentos? Usan un formato común? Tienen herramientas de búsqueda? Necesitan permisos para llegar a esos documentos?
También hay que entender la naturaleza del contenido y los pasos del workflow para crear esos documentos. Usar diagramas de workflow para documentar los contenidos – para esto no es necesario ser un experto en la materia pero lleva tiempo implementar estas buenas prácticas.
Otra forma de conocer esta necesidad en otras compañías es buscar , investigar y estudiar los job postings donde piden SharePoint Business Analysts. Observar los skills que necesitan, y luego podes hacer esa búsqueda interna en tu compañía. Más allá de la familiaridad que se necesita con Sharepoint , es seguro que se necesita un mínimo entendimiento de los procesos core de la compañía y de la industria , también de integración de los distintas aplicaciones, aplicaciones web , y aplicaciones usadas durante la construcción de nuevas features en Sharepoint como RUP, Use Cases, etc.

image Si podes encontrar una persona internamente que tenga muchos de estos skills, comiencen con un curso de entrenamiento de Sharepoint para empezar a conocer todas las features de Sharepoint e identificar cuáles son las más usables para su negocio.
En paralelo, podrías postear internamente para este puesto o pedirle a un reclutador ayuda con esto en un periodo establecido de algunos meses. Establecer un plan y entrenamiento de la gente de IT en la plataforma Sharepoint.
Cuando se pide en un post tales y tantas características para un skill se corre el riesgo de reducir las chances de encontrar a alguien. Hay muy poca gente en el planeta con tal rango de skills y ninguno de ellos es barato.
En mi experiencia, me encontré con buenos analistas con profundo conocimiento del negocio y de lo que Sharepoint puede hacer desde la perspectiva de un usuario y de lo que puede hacer un desarrollador.
Buscar un analista de negocios que también conoce de .Net, aplicaciones IT y desarrollo web es pedir más de lo que mucha gente puede ofrecer. En general estos roles terminar ocupando otras funciones más importantes.
Lo que se podría agregar, es que muchas compañías buscan más de lo que pueden encontrar regionalmente, y es recomendable reducir en un 70% los skills esperados.
Otro consejo para muchas regiones interiores de distintos países, es buscar esta persona para que trabaje remotamente.
Otro buen consejo es darle una mirada al libro en Amazon, Microsoft Sharepoint for Business Executives
Aunque este rol que venimos comentando, nos ayudaría a evangelizar esta tecnología a los empleados en general, estaría bien implementar algún sitio de auto capacitación para todos los empleados para que conozcan esta tecnología y puedan pensar como equipos pequeños y saber que funcionalidades podrían aprovechar para generar sus propias aplicaciones.
Otro punto importante a desarrollar es trabajar con el governance de Sharepoint, para adaptarse a este, para adaptarlo a lo nuevo o simplemente para establecerlo desde cero
También hay que pensar en que impulso le dará este evangelizador para tener en cuenta el governance en términos de crecimiento de usuario, aplicaciones y storage
Quizás, inicialmente, habría que hacerse las preguntas básicas como:
Que pensas, que queres de Sharepoint?
Como te va a ayudar en tu negocio? Al mismo tiempo, identificar qué es lo que hace el negocio y como lo hacen – detalladamente. Identificar tareas repetitivas o automáticas como alertas, reminders, vencimientos que dependen de metadata y/o de tareas humanas.
Identificar los focos de cada área, por ejemplo la gente de recursos humanos quizás quiere enfocarse en que los usuarios tengan acceso restringido a ciertas áreas del sitio, o la gente de Marketing quiere enfocarse en el Branding de la compañía con información con metadata bien definida y mantenida, para un rápido uso y búsqueda de sus contenidos.
Por ejemplo la gente de las áreas de producción necesitan integrar su CRM mas dinámicamente con Sharepoint y también tener asociado un buen sistema de comunicaciones con sus clientes que tienen pedidos pritarios.
Dependiendo del tamaño y de las políticas de compras, algunas compañías grandes tienen una metodología implementada para este tipo de cuestiones, como workshops, cuestionarios, frameworks de análisis, exámenes en línea, roadmaps definidos de cada rol. De modo que se podría obtener este rol en un tiempo corto
Las aplicaciones colaborativas son un negocio especifico, por lo que no debes esperar hacerlo bien definitivamente la primera vez. Es un camino a recorrer
Las compañías de consultoría lo hicieron para muchos clientes y ya saben que funciona y que no. El beneficio adicional es que va a haber puntos focales y deadlines en vez de gente trabajando en su cuarto o quinto intento para hacer esto.
Algunas compañías que implementan SharePoint sin una estrategia clara, solo terminan con una buena aplicación de manejo de documentos.
También hay que saber que Sharepoint es una plataforma de aplicaciones. Esto es algo en que muchas organizaciones no piensan cuando compran Sharepoint y terminan teniendo un gran ROI.
Tenemos que encontrar elementos para una buena estrategia como:
  • User adoption con un buen soporte
  • Cultura Corporativa
  • Base de conocimiento
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Si podes trabajar con un consultor que puede asesorar el perfil de tu organización usando estos elementos, vas a poder formular una estrategia.
Necesitas encontrar a alguien entre IT y el negocio que pueda traducir las features en el lenguaje que pueden entender los usuarios. Alguien que navegue en el negocio para entender y definir necesidades, mapear esas necesidades a capacidades, marcar gaps, construir un roadmap, y entender el valor del ecosistema de partners de Microsoft
Un buen BA tendría que relevar con actores claves y mapear los requerimientos con las funcionalidades de Sharepoint . Adicionalmente se debería tener un developer para las customizaciones. Pensando en tu Sharepoint con tus consultores Sharepoint puede ser caro si estás pensando en el futuro lo mejor es emplear gente para este rol. Algunas compañías gastan miles de dólares en consultoría cuando tener alguien inhouse sería más barato.
Podrías encontrar un intranet manager experimentado que pueda ayudar a identificar donde Sharepoint calza mejor y setear prioridades con el negocio – ayudarlos a relacionar la táctica de desplegar funcionalidades OOB. Ellos deberían crear un equipo de governance para ayudar a desplegar en los distintos actores y entender las oportunidades SharePoint en las áreas clave y ayudar a manejar el cambio de cultura y también manejar las expectativas.
Una buena fuente de consulta es Essential SharePoint 2010: Overview, Governance, and Planning by Jamison, este tiene una mirada a alto nivel de los beneficios que el negocio puede tener usando SharePoint.
Estar al tanto de las futuras features de Sharepoint o de aplicaciones actuales de partners que podrian ayudarte.
Con algunos clientes que trabaje, tenian muy claro este rol necesario y habian creado el puesto de Director de sitios colaborativos.
 

PLATAFORMAS RECOMENDADAS

En Baufest solemos ayudar a este rol con algunas soluciones para estos problemas basándonos en:
Sharepoint
Nintex Workflows
Nintex Analytics o Reporting Services
Si te gustaría ver una demo de alguno de estos productos contáctanos.
Nos vemos.
Fernando Hunth
 
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