lunes, 10 de junio de 2013

Authoring Tools para Sharepoint – Adobe Robohelp 10

 

Por Nicolás Saláfrica image

 

 

 

 

Introducción

¿Qué es Robohelp?

Adobe Robohelp es una herramienta la cual nos permite crear páginas de ayuda con diferentes tipos de formatos de salida Html5, Flash, Epad(Ebooks) o una creación estándar Webhelp entre otras.

En esta ocasión se realizó un proyecto utilizando la versión 10, donde una de sus principales novedades respecto a las versiones anteriores es la posibilidad de realizar una solución en HTML 5 con soporte multipantalla para visualizarlo en diferentes dispositivos.

Otra de las mejores fue la compatibilidad con SharePoint 2010, no así con SharePoint 2007 la cual para realizar la sincronización con el sitio se debieron hacer configuraciones extras no mencionadas por adobe explicadas más adelante.

RoboHelp 10 nos permite importar documentos en diferentes formatos y desarrollar una solución rápida incluyendo tablas de contenidos (TOC), Índices, Glosarios, Links entre documentos, personalizar nuestra web de ayuda y realizar búsquedas en el contenido.

En cuanto a la personalización en el caso de las Web Help se encuentra limitadas en lo que respecta a el diseño de la página creada, aunque nos permite incluir nuevos botones tanto en la tabla de navegación como la de contenidos ,donde nos da la opción de agregar funciones en JavaScript personalizadas.

En contraste se encuentra la creación de la página utilizando HTML 5 donde además de ser multipantalla permite la personalización de un Skin para cada dispositivo , utilizando un editor de códigos dentro de la aplicación y la posibilidad de definir el tamaño de salida de pantalla para cada uno, pudiendo visualizar el sitio en el momento.

 

Uso básico de este ejemplo

image

Objetivo

El objetivo de este artículo es analizar los puntos a favor y en contra de Adobe RoboHelp.

Para ellos se realizaran comparaciones contra otros programas de Authoring Tools y se determinaran algunos problemas y limitaciones encontrados de la aplicación y posibles resoluciones de las mismas.

 

Ventajas

  • Creación de sitios en Html5 (Multiscreen)
  • Personalización de Skin del sitio que creemos (Creación de nuevos botones, incorporación de funciones JavaScript).
  • Creación de Toc (Tabla de Contenidos) de manera sencilla , en distintos idiomas
  • Compatibilidad con SharePoint 2007 y 2010.
  • Soporte archivos Pdf.
  • Customización de las distintas pantallas de salida HTML 5 (Desktop, iPhone#, iPad#, Kindle Fire)
  • Soporte Online Adobe (Chat Online y Control Remoto para la solución de problemas.)

Desventajas

  • Configuraciones con SharePoint 2007 adicionales no especificadas en el programa.
  • Si bien tiene compatibilidad con Word en algunos casos no mantiene el formato de los textos del documento.
  • No soporta Gráficos o agregados de Word.
  • Función de Search no soporta metadata externa.

 

Comparativa con otras Aplicaciones Similares

 

Adobe Robo Help 10

Mad Cap Flare V9

HelpServer

Author-it

Backup de Archivos

X

X

X

Soporte Html 5

X

X

Editor de Pantalla para Html5

X

Visualización Multi-screen HTML5 de pantallas de diferentes Tamaños y Dispositivos

X

Soporte Microsoft Word 365

X

Editor de Codigo Css

X

X

X

X

Soporte Windows 8

X

Apoyo gráficos vectoriales

X

X

Importar Contenido PDF

X

Generar Aplicación nativa para Android y iOS

X

Nativo (. Aspx) de salida para la publicación en SharePoint

X

HTML: construido en el editor

X

Salida DITA ( método basado en XML para la escritura y la entrega de información)

X

X

X

Salida FlashHelp

X

Salida Ebook

X

X

X

FrameMaker (.book)

X

DocBook

X

Hyperlinks

X

X

X

Bookmarks

X

X

Customizacion de Skin en distintos idiomas

X

X

 

*Se consideró la comparación con las características más representativas entre los programas

 

Solución de Problemas Con RH

Configuración de SharePoint 2007 con RH 10

A continuación se mostraran una seria de pasos que deben hacerse para poder publicar nuestra WebHelp en una librería de SharePoint previamente creada.

1. En Equipo se hace un click derecho Add network location y se agrega la Url del sitio

Ej.

http://bfdev22:1988/sitios/WellConstruction (nombre del Servidor+puerto+Nombre Site Collection)

2. Pasos en RoboHelp

Dentro de la configuración de nuestra WebHelp agregamos o modificamos un Server para publicar.

Se ingresa el siguiente path teniendo en cuenta la ruta utilizada anteriormente

\\bfdev22@1988\DavWWWRoot\sitios\WellConstructionManuales\ Manuales%20Publicados\Ingles (nombre del Servidor+puerto+ DavWWWRoot +Nombre Site Collection+Library+Carpeta)

Problemas al Importar Documentos Word

Aunque RoboHelp tiene soporte para importar documentos Word muchas veces sucede que no logra mantener el formato original del documento.

Es por eso que a continuación se mencionaran algunos patrones de los cuales se deben tener en cuenta.

1. Entre los títulos y subtítulos debe haber espacios para no mostrar en pantalla  el símbolo " - " .Este es generado automáticamente por RoboHelp al generar la Webhelp.

Se tiene que evitar agrupar los textos y imágenes insertadas para que no ocurra esto.

2. Las imágenes a mostrar en los manuales deben ser .jpg o .gif, dado que otro tipo de gráfico (Flechas Cuadros de textos etc.) creados en Word no son visualizados correctamente por la aplicación. Es decir, si se incorporan gráficos, flechas u otros elementos a una imagen, se deben agrupar todos los elementos y guardarlos como una única imagen en formato .jpg o .gif.

3. Para páginas A4 el ancho de párrafos se debe aplicar 21 cm a todos los textos. Debido que es el tamaño de los documentos creados en Word para respetar los espacios principalmente en los índices.

4. Índices: se deben usar los índices con links (hipervínculos) a las diferentes partes del documento, de otra manera Robohelp nos los reconoce y no tendremos una manera de desplazarnos por el documento.

Especificaciones Técnicas

· Intel® Pentium® 4

· Microsoft® Windows® 7, Windows Vista® with Service Pack 2, or Windows XP with Service Pack 3

· 1GB of RAM

· 3.1GB of available hard-disk space for installation; additional free space required during installation (cannot install on a volume that uses a case-sensitive file system or on removable flash storage devices)

· DVD-ROM drive

· 1024x768 display (1280x800 recommended) with 16-bit video card

· This software will not operate without activation. Broadband Internet connection and registration are required for software activation, validation of subscriptions, and access to online services.^ Phone activation is not available.

Si bien las especificaciones técnicas recomendadas por Adobe son las mencionadas, con el uso de la aplicación se notó que no son suficientes para documentos pesados que contienen muchas imágenes y cantidad de páginas. En estos casos el programa al abrir el documento, en modo edición demora más de lo normal y utiliza un consumo elevado de recursos.

Se recomienda la utilización de un equipo con mayor cantidad de memoria y mejor procesamiento en la renderización de los documentos.

 

Screen de la publicacion en Sharepoint

Captura RH