lunes, 23 de septiembre de 2013

¿Como puedo vender la idea de una Intranet en mi compañia?


Si necesitas vender la idea de tener una Intranet en tu compañia, aca te dejamos algunos ejemplos concretos de los casos donde podrias hacerlo con buenos argumentos

Que te condujo a tener la necesidad de una nueva Intranet ?

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Hay ciertas ineficiencias o issues en tu core business issues que no pueden resolverse?. No todos los issues tienen que estar asociados a gastos o costos pero podrian estarlo. Por ejemplo si conoces el salario promedio de tus empleados y podrias trabajar en los costos asociados a tu area en horas o minutos , podes comenzar a definir que clase de ahorros podrias lograr tanto en tiempo como dinero.

Debes tomarte el tiempo para entender los issues de tu negocio o area , y que es lo que tu intranet va a mejorar antes de considerar cual es la mejor tecnologia para hacerlo.
A veces los beneficios viene por el lado de la Oficina sin papeles, donde vas a encontrar que los siguientes items son un buen start para tu Intranet
 
  • Menos Costo
  • Mejor Logistica
  • Mas eficiencia
  • Gran accesibilidad
  • Eco-friendly
 
A veces una intranet nace a traves de una necesidad especifica o varias como se muestra a continuacion
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Hay mucho casos donde no se quiere hacer explotar una Intranet Big Bang, donde pretensiosamente se quiere tener, en la primer version,  resuelto toda la colaboracion en nuestra compañia, por lo tanto se comienza simplemente por una Intranet que contiene Noticias corporativas y del area, y luego se va a avanzando con nuevas funcionalidades en las nuevas versiones

     
    Groups-Meeting-Light-iconLas necesidades de cada compañia son diferentes. En los casos donde se comienza por una Intranet totalmente nueva , podria consultarse a cada gerente de area que tipo de contenido o tareas o fucnionalidades se imaginan que puede tener su area .
     
    Otra buena forma de vender esta idea es plantear el tiempo que podemos ahorrar a cada area en sus tareas usuales , si podemos monetizarla, mucho mejor.
      Te vas a encontrar que a veces hay gente que no entiende las intranets, lo cual representa un desafio. Asi que una de las primeras tareas es delinear para que va a ser tu intranet:
      La gente usa intranets para:
      • Encontrar cosas
      • Compartir cosas
      • Hacer tareas repetitivas. Procesos de la compañia
      • Service desk
      • Etc
      Old-Boss-iconSi seguimos pensando en la gente que le cuesta usar su nueva intranet, tenemos que tratar de plantear escenarios y navegacion simple. Sería ideal incluir en el proyecto de construccion de la intranet, un proyecto de diseño de usabilidad que incluya un testing de la misma.

      Lo que realmentae les atrae a esta gente es el tiempo perdido y la frustacion que experimentan en la navegacion de sitios de la organizacion todos los dias.
      Esto es algo que se puede enfatizar, que es muy importante, porque esta gente no piensa ‘esto es la intranet’ , aunque sea su punto mas grande de referencia ,y lo comparan con lo que suelen usar o experimentar cuando ellos navegan la web en su vida personal o en sitios corporativos que ellos ven atractivos por diseño o usabilidad.
      Luego necesitas un business case solido.  Lo podes lograr dando buenas sugerencias por ejemplo trabajando en el salario promedio y comparando un nuevo valor contra la perdida de tiempo buscando, compartiendo, y haciendo tareas repetitivas.
      Otro punto a considerar es el ROI de tu inversion.
        Internet-Real-iconConsiderando un ejemplo del mundo real , es muy importante considerar tu contenido actual, ya que es muy improbable que tu compañia no esté organizando su contenido de alguna manera. Como File Shares, emails en carpetas, etc.
        Seguramente el punto de entrada, es pasar tiempo observando y escuchando a las areas para ver como hacen sus tareas actualmente. Muchas veces esto deviene en un proyecto de mejora de Calidad.
        Esto necesita mucho analisis que cubriran muchos pains
        Algunas tecnicas de analisis que nos pueden ayudar en esta tarea son:
        • Encuestas internas
        • Focus groups
        • Entrevistas con usuarios claves de las distintas Areas
        • Observacion de la forma de trabajo
        • Contextos de los pedidos
        • Analisis de tareas

        En algunos clientes donde relevamos estas necesidades, llegamos a la conclusion entre todas las areas, que la necesidad principal era la comunicacion con el area propia y con intereses comunes con otras areas, lo que condujo a mejor interaccion social y una intranet mas inteligente.
        En otros clientes en cambio se enfocaron mucho en la transparencia y medicion de procesos de negocio usando Workflows, donde parte de la Intranet tenia un motor interesante de los procesos core de la compañia usando Nintex Workflows, con acceso a procesos del area del usuario, notificaciones, reminders de tareas, delegacion de tareas, Respuestas a tareas via email o mobile, etc.
         
        Esperamos que estas ideas y otros post del blog les sirvan de inspiracion .
        Si crees que podemos ayudarte podemos mostrarte una prueba de concepto rapida de una Intranet para tu compañia y como se vería .
         
        En Baufest usamos estas practicas cuando nuestros clientes quieren generar o mejorar su Intranet . Si necesitas saber mas acerca de esto, encontremos la oportunidad de hablar.

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